Office XP для "чайников"

Уоллес Вонг

Данная книга - незаменимое руководство для всех, кто хо-чет освоить передовые компьютерные технологии в области делопроизводства. Эта книга поможет вам освоить все программы самого популярного в мире пакета офисных программ Microsoft Office XP. Хотя она не сделает вас специалистом по использованию какой-либо одной программы, в ней вы узнаете основные принципы работы каждой программы данного пакета. Автор книги с юмором и без излишнего углубления в технические подробности дает самые необходимые навыки для эффективной работы с Office XP. Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки.

Введение

Для того чтобы сделать компьютер вашим самым лучшим помощником, фирма Microsoft разработала текстовый процессор (Microsoft Word), программу электронных таблиц (Microsoft Excel), графическую программу для создания презентаций (Microsoft PowerPoint), организатор вашего рабочего времени (Microsoft Outlook) и программу ведения баз данных (Microsoft Access).

Разрабатывая эти программы, компания стремилась к тому, чтобы все они имели схожий интерфейс и позволяли использовать одни и те же приемы работы, что избавило бы пользователей от необходимости осваивать каждую программу по отдельности.

В качестве небольшой маркетинговой уловки фирма Microsoft решила объединить все эти программы в единый комплект (пакет), который получил название Microsoft Office XP. (Предыдущая версия такого пакета называлась Microsoft Office XP.)

Microsoft Office XP для "чайников" поможет вам освоить все программы в этом комплекте. Хотя эта книга не сделает вас специалистом по использованию какой-либо одной программы, в ней вы узнаете основные принципы работы каждой программы Microsoft Office XP. В этой книге пакет программ Microsoft Office XP представлен как единое целое, а не как набор разрозненных программ, которые собрали под одним названием.

После того как вы прочтете книгу Microsoft Office XP для "чайников", более подробную информацию об этих программах вы сможете получить, прочитав Word 2002 для Windows для "чайников" Дэна Гукина, Excel 2002 для "чайников" Грега Харвея, Access 2002 для "чайников" Джона Кауфельда (выпущены издательством "Диалектика"), PowerPoint 2002 For Windows For Dummies, Doug Lowe и Microsoft Outlook 2002 For Dummies, Bill Dyszel - эти книги изданы Hungry Minds, Inc.

Для кого предназначена эта книга

Эту книгу стоит приобрести хотя бы потому, что она хорошо написана. Однако вам обязательно нужно ее приобрести, если у вас есть одна из следующих версий Microsoft Office.

• Стандартный выпуск (Standard Edition). Содержит Microsoft Word, Excel, Outlook и PowerPoint.
• Профессиональный выпуск (Proffessional Edition). Содержит Microsoft Word, Excel, Outlook, Publisher, PowerPoint и Access.

Если у вас уже есть любая из этих версий Microsoft Office XP, который, как компьютерный вирус, захватил жесткий диск вашего компьютера, ознакомьтесь с этой книгой, чтобы научиться использовать Microsoft Office XP.

И наконец, эта книга будет полезна для вас, если вы хотите работать быстрее, создавать красиво оформленные документы и презентации или использовать преимущества совместной работы с помощью самых популярных программ Microsoft.

Одним словом, эта книга заложит фундамент ваших знаний, которые вы будете применять прямо сейчас, а затем совершенствовать их с помощью других книг популярной серии ...для "чайников".

Структура книги

Чтобы облегчить поиск нужной информации, книга разделена на девять частей. Каждая часть посвящена определенной теме, связанной с использованием Microsoft Office XP. Как только вам понадобится помощь, найдите в книге нужный раздел, посвященный интересующей вас теме, прочтите его и, отложив книгу, приступайте к работе.

Часть I. Знакомство с Microsoft Office XP

Microsoft Office XP кажется набором непохожих программ, собранных Microsoft воедино, и действительно в пакет Office XP объединены разные программы, которые, однако, годами использовались совместно.

Все программы Microsoft Office XP позволяют использовать сходные меню, пиктограммы и горячие клавиши, благодаря чему вы, разобравшись с одной программой, легко освоите приемы работы со всеми остальными программами, входящими в состав пакета.

Часть II. Работа с Word

Microsoft Word на глазах завоевывает всемирную популярность. Конечно, можно использовать Word только для написания писем, предложений и извинений, но с помощью того же самого Word вы сможете создать отчет, брошюру, газету или даже Web-страницу, на которую можно поместить данные электронных таблиц и диаграммы из Excel, иллюстрации из PowerPoint и адреса из Access.

Если вы не умеете печатать, не любите писать или провалили экзамен по грамматике еще на втором курсе, вы наверняка обрадуетесь возможности превратить ваш 2000-долларовый компьютер в своего личного секретаря. С помощью таких средств Word, как проверка орфографии, проверка грамматики и словарь синонимов, вы сможете выразить свои непричесанные мысли в виде убедительных слов и предложений, которые поймет даже ваш босс.

Часть III. Игры с числами в Excel

В этой части вы узнаете, как создать собственную рабочую таблицу с помощью Microsoft Excel. Вы узнаете, что за гусь эта электронная таблица, как оперировать в ней числами, как создавать свои формулы, заставляющие Excel выдавать новые результаты автоматически, и как оформить все полученные результаты, чтобы они радовали глаз.

После того как вы ознакомитесь с основами создания рабочих таблиц, следующим шагом будет преобразование "голых" данных в изящные графики, диаграммы и другие цветные изображения, которые привлекут внимание и могущественных нефтяных магнатов, и детишек из детского сада.

Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint

Если Word позволяет вам печатать красивые документы, а Excel помогает представлять числовые данные в виде привлекательных диаграмм, Microsoft PowerPoint поможет вам в создании слайд-шоу, ярких плакатов и презентаций, которые демонстрируются на экране компьютера. Все это либо расширит представляемую вами информацию, либо скроет тот факт, что вы не имеете ни малейшего понятия, о чем говорить дальше.

Как только вам понадобится подготовить презентацию, положитесь на PowerPoint, чтобы создать с ее помощью наглядные материалы (35-миллиметровые слайды, плакаты или экранные изображения), заметки (они помогут вам освежить в памяти основные пункты презентации) и тезисы (их стоит раздать аудитории, чтобы они разглядывали тезисы, а не вас).

Часть V. Outlook нас организует

В наше время все выглядят страшно занятыми (даже если они просто ждут, когда придет время идти домой). В наш век скоростей, когда на счету каждая секунда, нам приходится следить за своими планами, встречами и расписанием, чтобы как можно эффективнее использовать свое время, в отличие от тех коллег, которые бесцельно глазеют на интерьер офиса.

Чтобы справиться с нелегкой задачей эффективного использования своего времени, Microsoft Office XP содержит программу Microsoft Outlook, которая одновременно размещает на экране план встреч, календарь и список текущих дел. Управляя своим временем с помощью Microsoft Outlook 2002, можно планировать целые проекты, рационализируя затраты времени, и выжимать из каждого дня как можно больше свободных секунд. (Конечно, если вы в этот день работаете с компьютером, то свободных секунд у вас наверняка не останется.)

Помимо организации ваших встреч и планов, Microsoft Outlook также управляет потоком вашей ежедневной электронной почты. Используя Microsoft Outlook, вы сможете писать, отвечать, отсылать и получать электронные сообщения от своих друзей, независимо от того, находятся они в соседней комнате или на другом континенте.

Часть VI. Использование Access

Если вы пользуетесь профессиональным, расширенным выпуском или выпуском для разработчиков Microsoft Office XP, то получаете дополнительную программу под названием Access 2002. Для тех, кто любит точные определения, Access 2002 - это реляционная база данных, которая позволяет хранить и редактировать данные, оформлять отчеты и создавать новые программы для обработки и анализа данных.

Access 2002 очень удобна для хранения имен, адресов, телефонных номеров, а также более сложной и специальной информации, например кодов товаров, адресов Internet или номеров кредитных карточек. Если вам необходимо хранить эту информацию и периодически ее обновлять, Access 2000 поможет вам делать это быстро и просто.

Часть VII. Великолепные десятки

Вы хотите узнать о горячих клавишах, ознакомиться с ухищрениями, которые позволят работать с Microsoft Office XP гораздо эффективнее (а освободившееся от работы время вы будете использовать в свое удовольствие)? Именно для вас в этой части описываются общепринятые комбинации горячих клавиш для всех программ Microsoft.

К тому же здесь вы найдете советы, которые помогут вам в работе с Microsoft Office XP, чего нет ни в одной нудной и непонятной документации. Просто помните, что если в какой-то программе Microsoft Office 2002 вам что-то стало не понятно, то виноваты не вы, а компания Microsoft, поэтому можете со спокойной совестью ругать ее программистов за то, что они не в состоянии предложить вам более простую в использовании программу.

Как пользоваться этой книгой

Можно использовать эту книгу как справочное руководство, средство обучения и даже как оружие (в зависимости от того, с какой силой вы запустите ее в голову своего противника). В отличие от любовного романа, эта книга не предназначена для того, чтобы ее читали от корки до корки (хотя при желании вы можете сделать это). Вместо этого я советую вам обращаться только к интересующим вас разделам и игнорировать остальные.

Если вы поставили себе цель использовать Microsoft Office XP на все 100%, то будет очень полезным прочесть первую часть, чтобы ознакомиться с наиболее важными инструментами пакета. Все остальные части этой книги также предназначены для того, чтобы помочь вам в работе и доставить удовольствие. В данный момент вы, возможно, и не собираетесь заниматься созданием презентаций с помощью PowerPoint 2002, однако в один прекрасный день вы захотите поэкспериментировать с этой программой. И к великому удивлению обнаружите, что те программы, о которых вы думали как о совершенно бесполезных, окажутся для вас просто незаменимыми. Конечно, может случиться и такое, что программа действительно окажется бесполезной, но все равно вы никогда не узнаете об этом, пока не поработаете с ней.

Глупые предположения

Вот мои предварительные предположения насчет вас: пакет программ Microsoft Office XP установлен на вашем компьютере. Также на вашем компьютере установлена операционная система Microsoft Windows 95, Windows 98 или Windows NT. Если вы чувствуете, что недостаточно хорошо знакомы с Windows 95 или Windows 98, купите книгу Энди Ратбона Windows Me для "чайников" или Windows XP для "чайников" (издательства "Диалектика") и ознакомьтесь со всеми подробностями работы в среде Windows Me или XP. Что касается Windows NT, рекомендую приобрести книгу Windows NT 4 For Dummies или Windows 2000 для "чайников"(Энди Ратбон и Шерон Кроуфорд).

Давайте договоримся

Чтобы в этой книге для вас все было понятным, запомните следующее.

• Курсор мыши может выглядеть либо как стрелка, либо как I-образный указатель (в зависимости от программы, которую вы используете в данный момент). Если вы внезапно потеряли след курсора мыши, начните перемещать мышь - вы должны увидеть, как что-то начнет перемещаться по экрану. Будем надеяться, что это будет именно курсором мыши.
• Щелкнуть означает один раз нажать и достаточно быстро отпустить левую кнопку мыши. С помощью щелчка вы активизируете кнопки на панели инструментов.
• Двойной щелчок означает быстрое двойное нажатие левой кнопки мыши. Двойной щелчок, как правило, приводит к выполнению определенной команды.
• Перетаскивание I-образного курсора выделяет элементы, которые вы собираетесь перемещать, удалять или форматировать. Для перетаскивания разместите I-образный курсор слева от элемента, который необходимо выделить, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещайте мышь в нужном направлении. Когда вы отпустите кнопку мыши, Windows выделит элемент. Элемент выделен (или выбран), если он отображен белым на черном фоне.
• Щелчок правой кнопкой означает щелчок той кнопкой мыши, которая является самой правой. (На некоторых мышах расположены три кнопки, поэтому среднюю кнопку вам придется пока игнорировать.) Щелчок правой кнопкой обычно отображает на экране контекстное меню.

Примечание. Если вы левша и изменили установки, связанные с мышью, так, что все операции с мышью вы выполняете левой рукой, просто щелчок будет означать для вас нажатие правой кнопки мыши, а щелчок правой кнопкой - нажатие левой кнопки мыши.

Об авторе

Вэлес Вонг (Wallace Wang)

Перед тем как купить книгу, многие люди хотят узнать что-нибудь об авторе: наверное, заслуги автора увеличивают ценность книги, по крайней мере так кажется покупателям. Поэтому, чтобы разрешить ваши сомнения по поводу покупки этой книги, я привожу здесь свое резюме.

Имя.	Вэлес Вонг (Wallace Wang)
Адрес электронной почты.	bothecat@home.com
Цель жизни.	Убедить людей в том, что не они глупы и непонятливы, а компьютеры и программное обеспечение несовершенны.

Образование и опыт работы

1979	Окончил школу, не получив каких-либо полезных навыков или склонности к чему-нибудь определенному
1983	Окончил университет штата Мичиган и получил степень бакалавра по материаловедению, это была единственная инженерная дисциплина в университете, помимо многочисленных гуманитарных. Хотел также получить степень по английскому языку, но это так и осталось проектом, потому что к тому времени я понял, что моих знаний уже достаточно, чтобы заработать себе на жизнь
1983-1985	Работал в компании General Dynamics, которая производила ядерные снаряды для морских крейсеров. Большие неприятности ощутил после того, как назвал General Dynamics "заводом по изготовлению бомб"; тогда я купил своему шефу пирожное в шоколадной глазури, надеясь закупорить его артерии холестерином и спровоцировать сердечный приступ
1985-1987	Работал программистом в Cubic Corporation, при этом абсолютно ничего не делая. Целые дни проводил за своим столом, глядя в окно и мечтая о том, как было бы замечательно стать вице-президентом Соединенных Штатов Америки
1987-1991	Работал корреспондентом и редактором в компьютерном журнале ComputorEdge, где и познакомился с Дэном Гукиным (Dan Gookin) (DOS для "чайников"), Тиной Ратбон (Tina Rathbone) (Модемы для "чайников") и Энди Ратбоном (Andy Rathbone) (Windows для "чайников"). Однажды мы с Дэном Гукиным попали в переделку, сфальсифицировав данные в моей анкете для ФБР, где утверждали, что я незаконно купил компьютер Macintosh
1989	Месяц провел в Зимбабвийском университете в Хараре, преподавая в компьютерных классах. Потом провел отпуск, путешествуя к водопаду Виктория вдоль реки Замбези на каноэ и ночуя в хижине, где однажды дикая обезьяна стащила мой завтрак
1990-по настоящее время	Решил поставить современную комедию и приступил к работе в театре Comedy Store в La Jolla и Голливуде, Калифорния
1993-по настоящее время	Женился и вскоре приобрел трех котят - Бо, Скрапса и Ташу
1994	Появился на "A&E's Evening at the Improv"
1995	Стал ведущим рубрики в журнале Boardwatch Magazine
1996	Исписал ручки, приобретенные за две недели работы в компании General Dynamics 11 лет тому назад
1997	Попытался найти работу в другой компании, чтобы запастись шариковыми ручками на ближайшие десять лет
1998	Изобрел автомобиль, который работает на солнечных элементах. К сожалению, останавливается, как только заезжает под мост
1999	Решил проблему 2000 года, переведя все часы в доме на 100 лет назад
2000	Открыл недостающее число, которое позволило решить проблемы Единой теории поля Альберта Эйнштейна. Это число 4
2001	Написал письмо Артуру Кларку и сообщил, что в его книге - все неправда

Посвящение

Эта книга посвящается всем жертвам, вынужденным изучать премудрости работы с Microsoft Office, который изменяется от версии к версии и не всегда в лучшую сторону. Не принимайте ничего близко к сердцу. Глупы не вы, а те люди, которые создают и продают слишком сложное программное обеспечение.

Большое спасибо Патрику Де-Гуире (Patrick DeGuire), Дету Фену (Dat Phan), Крису Клобберу (Chris "the Zooman" Clobber), а таже Майклу Элизондо (Michael Elizondo) и Лео Фонтейну (Leo Fontaine) (человеку, мифу, легенде).

А также всем самоуверенным нахалам, прерывающим игру актеров, которые попадались среди зрителей, когда комедия шла на сцене. Их выкрики, оскорбления и грубость только помогли мне стать сильнее. Как говорил великий философ Фридрих Ницше: "То, что не убьет тебя, сделает тебя сильнее". Поэтому благодарю всех самоуверенных нахалов, которые сами того не подозревая, внесли некоторый вклад в мою жизнь. Хотя это посвящение никак не изменило моего отношения к крикунам, и я их по-прежнему ненавижу.

И наконец, спасибо Кассандре (моей жене), Джордану, а также котам Бо, Скрапсу и Таша за то, что делают мою жизнь интереснее.

Благодарности

Мэтт Вагнер (Matt Wagner) и Билл Глэдстоун (Bill Gladstone) из компании Waterside Production заслужили особую благодарность, поскольку без их помощи я никогда не смог бы написать книгу, а значит, вам пришлось бы читать благодарности других авторов. Эти два парня - лучшие агенты, которые заработали не менее 15 процентов гонорара за книгу.

Кроме того, спасибо Полу Леверскью (Paul Leversque), Реву Менгл (Rev Mengle), а также всему штату редакторов, менеджеров и сотрудников Hungry Minds, Inc. - лучшего издательства, с которым мне приходилось работать.

Спасибо Шерон Моксон (Sharon Moxon) за то, что весь материал настоящей книги соответствует действительности.

И наконец, спасибо всем тем, кто читает сведения об авторе, а также его посвящения и благодарности, поскольку обычно на этих страницах содержится совершенно бесполезная информация, которая не интересует никого, кроме автора и его ближайших друзей.