Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Электронная торговля: премудрости и практика

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 179 RSS
  Март 2013   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://svoj-magazin.ru/
Открыта: 06-03-2013

Автор
Виктория

Статистика

179 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Ставим кассовый аппарат


   Электронная торговля: премудрости и практика


Рассылка для тех, кто занимается ECommerce. 21.03.2013

Ставим кассовый аппарат (Беларусь)

Когда передо мной встала задача организации розницы в Беларуси, я столкнулась (помимо прочего) с вопросом кассового аппарата (КСА).

Россияне, возможно, обходятся приходными чеками, но для белорусских интернет-магазинов наличие чека и подключения к платежной системе - обязаловка. Про подключение к платежным системам поговорим позже - отдельная тема, довольно болезненная. Но с кассовым аппаратом приходится сталкиваться ооочень многим впервые.

Как все начиналось?

1) узнала, что ставить на учет КСА  нужно в налоговой. Пошла в налоговую за консультацией. Мне рассказали, что нужно купить, подготовить документы и !ВАЖНО! именно в тот же в день, когда оформлены документы для регистрации, нужно придти в налоговую с заявлением.

Какие документы и где регистрировать я выяснить не смогла. Но подача заявления и регистрация бесплатно. Уже что-то.

2) пошла по знакомым бухгалтерам, которые ведут торговые точки. УРА! Удалось найти телефон фирмы, которая и продает КСА и оформляет документы для регистрации (для тех, кому любопытно, это ТоргТехника, но как потом выяснилось, почти все, кто продает КСА, занимается и вопросами его регистрации, помогает с оформлением заявления).  Сказали - звони, там же и обучат, как на кнопки жать.

Позвонила, нашла их сайт. Подготовка к регистрации и обучение платное, в качестве дополнительных услуг предлагают книгу кассира, денежный ящик и чековую ленту. Решила заказать: КСА (выбирала подешевле, без особых наворотов, хоть бы с простым разобраться), книгу кассира (не знала тогда, зачем, но на всякий случай взяла) и услуги по регистрации и обучение кассира (как потом выяснилось, не того человека послала на обучение, но это мелочи).

3) Получила факсом счет на оплату, оплатила. За заказом предложили приехать в удобное время. НО!  Я помню про эту дату "в тот же день приехать в налоговую" Уточнила, что с этим - мне сказали, уточните в налоговой по каким дням и в какое время они принимают и приезжайте к нам с запасом по времени (для оформления документов нужно часа 2, а обучение можно пройти в другой день). 

4) Решила, что все хочу и в один день. Взяла с собой директора (мы тогда с ним были только вдвоем, я за бухгалтера, он за директора). Поехали к самому открытию предприятия. Успели купить и оформить КСА (действительно, процедура длительная, пришлось побегать по этажам), директор прошел обучение, я под чутким руководством сотрудников фирмы заполняла формы документов. Дождалась директора, он все подписал. Нам дали с собой в нагрузку несколько копий технического паспорта, что меня немного удивило. Часть документов сотрудник ТоргТехники упаковал в отдельную группу и сказал, что вот именно это нужно срочно отвезти в налоговую.

 

Что я сделала правильно?

1) заказала услуги по регистрации и покупку КСА в одном месте. Для неопытного (как я тогда) специалиста это было отличное решение

2) приехала рано утром и, к счастью, выбрала не день подачи деклараций в налоговую - в налоговой было свободно, заявление  приняли с улыбкой и приятием, без суматохи

3) приехала с директором - пришлось подписывать уйму документов и ставить печать, в т.ч. на документах, которые идут в налоговую

4) купила книгу кассира - это главный документ, по которому ведется учет налички по кассе

Что я сделала неправильно?

1) не узнала заранее, что регистрация проводится только тех КСА, которые стоят на обслуживании - нам пришлось дополнительно подписывать с ТоргТехника договор на техническое обслуживание  (платно, хоть, к счастью, относительно недорого). Учитывая тот факт, что оплата техобслуживания ежемесячная и к концу года набегает сумма, сопоставимая с ценой КСА, лучше заранее обзвонить продавцов и уточнить условия технического обслуживания, а не только цену КСА и набор их услуг.

2)  отправила директора на обучение КСА (по закону директору, который в силу отсутствия других работников на предприятии (бухгалтер не в счет, он не может быть кассиром), вынужден брать на себя обязанности кассира, не обязан иметь удостоверение кассира)

3) не купила ленту и денежный ящик - лента, вложенная в КСА, коротенькая, пришлось закупаться по ходу, а запаски не было. По закону на время простоя КСА принимать наличку (а, значит, заниматься продажей) нельзя. А денежный ящик понадобился для хранения налички (по закону деньги в кассе можно хранить только, если есть закрывающийся на ключ ящик, обеспечивающий сохранность денег). Иначе выручку приходится ежедневно сдавать в банк. Побегал директор в поисках ленты и ящика. 

Что пришлось сделать потом?

1) поставить бухучет. Не скажу, что я совсем не подготовилась:  проштудировала всю законодательную базу, пролистала тысячи страниц форумов бухгалтеров в поисках ответа, какие документы мне еще нужны, в какие сроки что делать и сдавать. В итоге -была путаница и паника. Нарисовала для себя схему движения денег и документов по кассе, которая меня выручила и позволила сделать страшное простым:

приход налички в кассу:

покупатель = (выручка, чек) =  кассир = (чек, фиксация сделки) = КСА = (Z-отчет ежедневно) = кассир = (запись накопления) = книга кассира

передача налички из кассы уполномоченным лицом (в нашем случае кассиром):

кассир = (остаток средств на конец смены за вычетом потребности в разменных деньгах, который фиксируется в Приходный ордер форма КО-1, в сроки, установленные приказом, у нас 7 дней) = центральная касса предприятия = (передача денег в банк или расход на нужды предприятия, который фиксируется в Расходном ордере по форме КО-2, в сроки, установленные приказом, у нас 30 дней) = Банк или Получатель 

Расписала на основе схемы движение по счетам (кому интересно, можно в одной из статей рассмотреть) и оформила приказы вместе с директором (опять же, кому интересны список и образцы, можно вынести в отдельную тему).

3) заработало! Приняли первую выручку и оприходовали по кассе и бухгалтерии

 

К стати:

1) Я нарисовала схему. Рекомендую сделать тоже - показать, кто и что делает, какие потоки документов идут. Очень помогает в обсуждении. С директором потом по этой схеме (она чуть подробнее получилась по итогу, вместе черкали, добавляли в ней элементы) написали приказы, согласовали работу. Учли также, что делать, если будут еще торговые точки и, соответственно КСА и кассиры.


1 торговая точка = как минимум 1 КСА.

1 кассир = 1 Z-отчет (за каждую смену)

 

Как формировать Z-отчет и другие инструкции мы брали не по инструкции к КСА, а скачали из сети и распечатали, положили возле КСА. Z-отчет это важный документ, первичка, хранится несколько лет (согласно приказа о документообороте). 

2)  Я поставила электронный банк правовых документов. Не знаю, как бы искала все законы и инструкции, если бы не он. К сожалению, форумы помогали мало - народ разбирал не общие вопросы, а какие-то проблемы. Хотя и помогли разобраться с тем, какие ошибки возникает, чтобы их по-возможности, минимизировать.


3) Но я не закупила заранее КО-1. Решилась проблема легко - заказала в бланкиздат и в тот же день выкупила. Но вот КО-2 и кассовую книгу, как  оказалось, можно было не покупать, а вести в электронном виде. Наверное, пригодятся. 

4) отчеты... Оказывается, отчитываться приходится дополнительно ежеквартально по неправильно пробитым суммам и возвратам, общий отчет по КСА (в налоговую) и ежегодно по розничной торговле (у нас ООО, ипешникам проще с этим)

 

 

 
Группа рассылки
   (C) 2013, Электронная торговля: премудрости и практика Пишите комментарии, обсудим   
В избранное