Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Золотые правила успешного бизнеса

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 372 RSS
←   Апрель 2014   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://www.trening-ru.ru/
Открыта: 18-11-2011

Автор
VVZ

Статистика

372 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Золотые правила успешного бизнеса


Здравствуйте.

С вами вновь Тренинг-центр "Руководитель" и бизнес-тренер Владимр Зюзько.

Мы продолжаем пополнять коллекцию "Золотых правил успешного бизнеса". И предлагаем вашему вниманию советы по эффективному проведению совещаний.

КАК ВЫЖАТЬ МАКСИМУМ ПОЛЬЗЫ ИЗ КАЖДОГО СОВЕЩАНИЯ

Установите в Вашей компании новые правила проведения совещаний, отказавшись от стихийного планирования и проведения встреч. Это касается следующих простых в применении принципов

1. Вовремя прийти на совещание

Стихийный ход совещаний. Прийти раньше шефа.

Что надо осознать. Задержка начала совещания лишает компанию немалых денег и демотивирует сотрудников. Чтобы убедиться в этом, умножьте время опоздания на количество участников встречи и на стоимость минуты их работы. Допустим, совещание началось на десять минут позже, чем планировалось, в нем участвовало двенадцать менеджеров, и минута работы каждого из них стоит в среднем 25 руб. Если в неделю проходит 10 совещаний, то получаем: 10 × 10 × 12 × 25 = 30 000. Таким образом, всего лишь десятиминутная задержка обойдется компании в 30 тыс. руб. еженедельно.

Новое правило. Приходить минимум за две минуты до начала совещания, чтобы успеть удобно расположиться и настроиться на работу.

2. Быть готовым к совещанию

Стихийный ход совещаний. Сделать то, о чем заранее попросит организатор. Если ни о чем не попросит, готовиться вовсе не нужно.

Что надо осознать. Неподготовленность участников к совещанию увеличивает время его проведения и уменьшает результативность.

Новое правило. Тщательно готовиться к совещанию. За сутки до назначенной встречи нужно отправить участникам ее повестку, материалы по теме для ознакомления, а также список вопросов, над которыми они должны подумать. Если планируется обсудить результаты выполненной работы, отчет о ее итогах лучше также разослать заранее, чтобы на самой встрече не тратить время на их оглашение.

3. Что значит договориться о чем-то на совещании

Стихийный ход совещаний.  Записать что-то в ежедневниках, уверенно покивать и разойтись. Как правило, к следующему собранию треть участников вообще забывают о том, что им было поручено, треть помнят, но ничего не делают, а еще треть делают, но не то, что было нужно.

Что надо осознать.  Бóльшая часть принятых таким образом решений выполняются неправильно или не выполняются вовсе.

Новое правило. Ведется протокол, который в конце совещания обязательно подписывают все участники; затем список принятых решений они получают по электронной почте. Вести протокол и делать рассылку могут сами участники по очереди.

4. В чем роль секретаря на совещании

Стихийный ход совещаний. Непосредственно не участвует в совещании, только приносит чай или кофе.

Что надо осознать. Подготовка и проведение совещаний предполагают множество организационных функций. Если делегировать их секретарю, можно сэкономить значительное время.

Новое правило. Секретарь занимается организаторской работой.

     1. Подбирает материалы для предварительного ознакомления и составляет список вопросов, которые необходимо обдумать до совещания, рассылает их всем участникам предстоящей встречи вместе с информацией о ее повестке и составе.

     2. Во время совещания следит за регламентом и сообщает об истечении времени на обсуждение того или иного вопроса.

     3. Ведет протокол совещания, фиксируя в нем договоренности по каждому вопросу.

5. Что значит соблюсти регламент совещания

Стихийный ход совещаний. Обсудить все проблемы; при этом время их рассмотрения не ограничено – совещание продолжается до тех пор, пока есть о чем говорить.

Что надо осознать. Если не лимитировать обсуждение каждого вопроса, то дискуссия займет в два-три раза больше времени (попробуйте подсчитать в своей компании). В итоге Вы рискуете сорвать назначенные после совещания переговоры и не выполнить другие важные дела.

Новое правило. На каждый вопрос отводится определенное время. Однако неизбежны ситуации, когда его оказывается недостаточно, поэтому стоит заранее сообщить участникам, что будет важнее – закончить совещание в срок или успеть обсудить все проблемы. В первом случае незатронутые вопросы переносятся на следующую встречу, во втором – Вы должны предупредить участников о том, чтобы они не планировали никаких важных дел сразу после совещания.

Сергей Бехтерев, Управляющий партнер консалтинговой компании, Москва

Подписывайтесь на рассылки:

"Руководитель и организация. Статьи"

"Инструменты для руководителя. Описания, примеры."

Желаю успеха!

Владимир Зюзько

Тренинг-центр "Руководитель" www.trening-ru.ru 

 
В избранное