Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Workflow - организация успеха

Рассылка закрыта

При закрытии подписчики были переданы в рассылку "Уроки финансовой грамотности" на которую и рекомендуем вам подписаться.

Вы можете найти рассылки сходной тематики в Каталоге рассылок.

←   Июль 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
Автор
Дмитрий

Статистика

1.025 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Workflow - организация успеха


Служба Рассылок Subscribe.Ru проекта Citycat.Ru
Прикладной менеджмент сегодня, завтра, всегда!   Инвестиции: от потребности к получению   Бухгалтерский учет: требование времени
Написать авторам рассылки

 
Workflow - организация успеха
 
    5 июля 2001. Выпуск 20.
Реинжиниринг и workflow
Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
Дизайн: Иван Косяков (проект Business-Site.ru)
    
         
   

Добрый день, уважаемые читатели!

Перед Вами девятнадцатый выпуск рассылки Workflow – организация успеха.

Сегодня мы предлагаем Вашему вниманию новые материалы, посвященные workflow и реинжинирингу, а именно опыт компании Burlington Air Express по внедрению системы workflow.

Если Вы не имели возможности следить за материалами прошлых выпусков, то сможете без труда найти их в Архиве.

    
         
    И снова о подходах к реинжинирингу    
         
   

Технология workflow не отражается на реинжиниринге, поскольку она не навязывает никакого определенного набора специальных средств для выполнения работы; текстовых процессоров, баз данных, электронных таблиц, электронной почты, EDI или каких-либо других средств автоматизации офисной работы, которые использовались в инфраструктуре рабочего потока.

Можно с уверенностью сказать, что в одной организации не только могут существовать различные подходы к реинжинирингу, но и одновременно применяться в ходе одного и того же мероприятия по реинжинирингу компоненты любых двух или даже всех трех подходов. На практике чаще всего применяются все три. Например, кризис может инициировать реинжиниринг, а затем руководство может выработать долгосрочную цель, которая обеспечит условия для начального проекта и серии последовательных усилий по реинжинирингу, направленных на достижение стратегического результата. Наконец, сама стратегическая цель будет неоднократно корректироваться в рамках жизненного цикла, при котором воображаемая модель регулярно сравнивается с реальной.

Наглядной аналогией может служить похудение. Многие люди всю свою жизнь то набирают, то теряют вес: сплошное катание на "американских горках". Однако иногда может произойти кризис: врач предупредит об опасностях для здоровья, произойдет реальное ухудшение самочувствия или случится какое-то мелкое событие, например, человек увидит себя на фотографии. Такой толчок может заставить человека действовать. При благоприятных условиях эти действия приведут к установлению правильного режима. Такая установка должна быть подкреплена успехом, поскольку придерживаться режима не очень-то приятно. На этой стадии движущей силой являются результаты. Со временем, однако, к успеху может привести только такая программа снижения веса, которая опирается не на концепцию режима, а на концепцию самого человека, его стиля жизни. На этой стадии каждое решение и предпринимаемое действие человека отражаются не на его весе, а на стиле жизни. К этому моменту уже нет режима, а есть только постоянный процесс проверки и балансирования, который выступает в роли измерителя успеха.

Итак, если ваша организация может или смогла преодолеть кризисный и целевой этапы реинжиниринга, вы существенно продвинулись. Для того чтобы определить, где вы теперь находитесь, проведите некоторые базовые тесты.

Организация и реинжиниринг по методу жизненного цикла

  • Какие факторы являются критичными для успеха вашей организации? (Вы должны уметь назвать их независимо от занимаемой вами должности, хотя для этого придется немного поразмыслить. Долгие размышления свидетельствуют о том, что такие факторы, даже если они есть, являются формальными, они не вошли в культуру).
  • Какая сумма ежегодно выделяется в бюджете на проведение реинжиниринга?
  • Есть ли у вас в бюджете специальная строка, в которой упомянут реинжиниринг?
  • Есть ли у вас в организации должность, в названии которой используется слово "реинжиниринг" (или- его производные)?

    Организация и целевой реинжиниринг

  • Ясно ли вы представляете себе ту новую организацию или процесс (цель), к которым вы стремитесь?
  • Какими путями вы планируете достичь цели?
  • Поддерживают ли акционеры стремление к этой цели? (Обратите внимание, что для организации, где реинжиниринг проводится по модели жизненного цикла, мы этот вопрос не ставим, поскольку в этой модели поддержка постоянно меняется).
  • Контролируют ли акционеры бюджет или того человека, который заведует бюджетом?

    Приведенный ниже пример из реальной жизни демонстрируют применение описанных моделей реинжиниринга. В каждом из них присутствуют элементы как кризисной и целевой моделей реинжиниринга, так и модели жизненного цикла. Мы разделили эти примеры по категориям в зависимости от того, какая из моделей доминировала в той или иной ситуации, послужив импульсом и движущей силой изменений.

    Пример использования модели жизненного цикла для реинжиниринга: Canadian Broadcasting

    Многие организации рассматривают реинжиниринг как радикальное уничтожение старой модели ведения бизнеса. Руководство корпорации Canadian Broadcasting (CBC) расценивает свои действия по реинжинирингу как плановые мероприятия и постоянно сверяет их с поставленными задачами. В результате возникла модель, которую можно рассматривать как эталонную для организаций, заинтересованных в изменении бизнес-процессов без проведения радикальных и разрушительных реформ.

    В данном случае речь идет о реинжиниринге в финансовой области, типичной для многих организаций. СВС, Канадская государственная служба вещания, использовала workflow и методы работы с электронными образами документов для того, чтобы консолидировать внутренние расходы своих одиннадцати региональных офисов, и в результате удвоила производительность. Предполагается, что проект окупит себя в течение трех лет. В ходе выполнения проекта СВС столкнулась с проблемой централизации хорошо организованных региональных систем и согласования изменений с профсоюзами. Описанный здесь проект расчетов с кредиторами станет в СВС моделью для будущего реинжиниринга.

    Захваченная расточительным бумажным потоком

    СВС производит и транслирует теле- и радиопрограммы на английском и французском языках, а также на языках аборигенов и северных народностей. СВС сочетает централизованные и децентрализованные управляющие структуры в 11 провинциях и на обеих территориях Канады, в каждой из которых есть производственные, транслирующие или административные подразделения. В 1992 г., когда финансово-административный отдел корпорации начал реинжиниринг системы расчетов с кредиторами, в СВС уже прошло некоторое сокращение штатов, в результате которого три региональных офиса были ликвидированы.

    Одной из основных причин предпринятой СВС реорганизации послужила процедура обработки счетов, которая стала требовать заполнения множества документов. При каждой остановке процесса для выяснения ошибок, проверки поступления платежа или анализа несогласованностей затраты стремительно возрастали. Расходы на обработку постоянно росли, хотя этот рост не достигал критической величины. СВС обратилась к технологиям workflow и обработки электронных документов, рассчитывая значительно сократить бумажный поток, связанный с обслуживанием расчетов с кредиторами.

    Высокий уровень расходов и низкая производительность послужили веским основанием для проведения изменений.

    Линейные руководители СВС процесс корректировки начали с изучения опыта ряда крупных компаний, которые произвели реинжиниринг, в том числе Chemical Bank, который реорганизовал систему расчетов с кредиторами, и компании Amtrak, которая реорганизовала систему обработки заказов. В результате было обнаружено, что число обрабатываемых одним сотрудником СВС счетов (4 тыс. в год) намного ниже, чем в компаниях, опыт, которых изучался. Каждый сотрудник этих компаний обрабатывал более 10 тыс. счетов в год. Несоответствие между эталонными значениями и производительностью в СВС стало очевидным. СВС отметила, что во всех случаях внедрения автоматизированных систем workflow организации консолидировали операции, использовали четко описанные процедуры для сокращения обработки исключительных ситуаций и устранили бумажный документооборот. Анализ этих операций показал, что число обрабатываемых каждым сотрудником счетов можно увеличить до 10 тыс. и более в год, получив повышение производительности на 250%. СВС применила широко распространенный прием сравнения с эталоном - бенчмаркинг, при котором для измерения эффективности бизнес-процессов используют значения, достигнутые конкурентами или компаниями сходного профиля, которые рассматриваются в качестве эталона. Однако, как будет видно из обсуждаемой далее ситуации в компании Connecticut Mutual, бывают и другие прецеденты. Иногда подходящий эталон можно найти за пределами своей отрасли. На основании исследования, проведенного СВС, было составлено обоснование проекта реорганизации, выделены необходимые средства и обеспечена поддержка на всех уровнях руководства СВС. Убедившись в результатах, руководители корпорации разобрались с важными внутренними проблемами, решили кадровые вопросы, достигли соглашения с профсоюзами, разработали организационную политику и подход к' реинжинирингу. Этот проект позволил СВС приобрести опыт, который пригодился при реорганизации в области командировочных расходов, кредитования и инкассации, зарплаты на местах, а также в других сферах деятельности. Используя тот же подход при решении других проблем. СВС увеличила отдачу от первоначальных вложений. В качестве меры успеха для данного проекта внедрения workflow был установлен срок в 30 месяцев, в течение которого должны были окупиться затраты.

    Стратегия внедрения предполагала поэтапную реализацию последовательно в каждом региональном подразделении, причем вначале отрабатывался самый сложный вопрос - интеграция технологии работы с графическими образами документов в существующие финансовые системы.

    СВС сделала все возможное, чтобы сократить расходы за счет минимизации настройки при внедрении пакета workflow и в то время удовлетворить потребности организации. В системе использованы технология совместной работы с образами документов и workflow, которая быстро и без особого риска может быть адаптирована к конкретным нуждам других подразделений. Предполагалось, что такой подход позволит составить "летопись" постепенных тактических успехов, которая послужит базой для обоснования и проведения в будущем внедрения технологий Workflow.

    
         
    Рекомендуем    
         
   

Рассылка "Бизнес-сайт. Руководство по разработке"

Рассылка посвящена созданию коммерческих веб-сайтов. Рассматриваются вопросы от формулировки целей создания сайта до реализации и публикации в сети Интернет. Рассылка ориентирована на руководителей коммерческих организаций, а также на веб-разработчиков. Цель проекта - дать информацию, необходимую для постановки задачи, разработки и последующего внедрения коммерческого веб-сайта.

Мы рекомендуем посмотреть сайт Школы своего Дела.

Школа своего Дела проводит КОНКУРС! Победитель получает ПРИЗ - $100 НАЛИЧНЫМИ! Третий тур начался 14 Мая этого года! Подробности на www.moroz.onego.ru
         
         
   

На сегодня это все. В следующем выпуске рассылки мы продолжим рассмотрение материалов большой темы, касающейся применения workflow, а также позиций workflow-систем относительно реинжиниринга.

На данный момент мы готовы ответить на любые вопросы, связанные с системами класса workflow, а также рассказать подробно об аспектах системы, которые вызову наибольший интерес у Вас, уважаемые читатели. Мы ждем ваши вопросы и конструктивную критику.

Также мы готовы предоставить любые практические советы по бизнес-проектированию внедрения систем и другим тонкостям их использования. На данный момент мы работаем с ведущими специалистами в области информационных систем, а также экспертами в области систем класса workflow ведущих производителей soft-обеспечения. Мы готовы к сотрудничеству с Вами. Давайте сделаем Ваш бизнес эффективнее. Пора смотреть вперед вместе!

До новых встреч и новых выпусков.

С уважением,

Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
ru-wst-z@beep.ru

    
         
Рассылки Subscribe.Ru
Прикладной менеджмент сегодня, завтра, всегда!
Инвестиции: от потребности к получению.
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться Рейтингуется SpyLog
В избранное