Добрый день, уважаемые читатели!

Перед Вами девятнадцатый выпуск рассылки Workflow – организация успеха.

В прошлом выпуске мы рассмотрели три наиболее часто встречающиеся модели, которые применяются в контексте понятий, связанных с реинжинирингом бизнес-процессов. Это модели реорганизации жизненного цикла, кризисного реинжиниринга и целевого реинжиниринга.

Если Вы не имели возможности следить за материалами прошлых выпусков, то сможете без труда найти их в Архиве.

Модель жизненного цикла обеспечивает самый щадящий режим, поскольку она способствует доброжелательному отношению коллектива к изменениям и поэтапному подходу к модификации информационных систем. Переориентация коллектива минимальна, потому что изменение продолжается значительный период времени. Опасно то, что можно упустить из виду серьезные случаи неэффективности из-за усилий, необходимых для их устранения. Кроме того, этот подход можно применять, только если в организации четко сформулированы критические факторы успеха, которые принимаются во внимание как руководством так и пользователями. Workflow лучше всего применять именно в таком режиме реинжиниринга, потому что при этом будут обеспечены средства измерения успеха, которые позволят постоянно модифицировать и улучшать бизнес-процессы.

Хороший инструментарий класса workflow генерирует оперативные отчеты, которые позволяют следить за нагрузкой, узкими местами, распределением ресурсов, пропускной способностью, производительностью и всем циклом бизнеса. Анализ всех этих данных дает возможность своевременно принимать решения по изменению процесса за счет перераспределения ресурсов, изменения взаимосвязи между заданиями, устранения избыточности или изменения приоритетов. В результате возникает очень гибкая система, которая обладает хорошей обратной связью и напоминает модель, используемую для переоснащения заводского конвейера при переходе к производству новой модели продукции.

Наиболее распространенный метод реорганизации – кризисный реинжиниринг. Он применяется в организациях, у которых нет другого выхода. Речь уже не идет о том, нужно ли проводить реинжиниринг. Вопрос стоит так: можем ли мы позволить себе не проводить реинжиниринг? Организации, полагающиеся на кризисный реинжиниринг, обречены на регулярные кризисы, требующие реинжиниринга.в таких организациях господствуют отношения типа «лучше оставить все как есть». Поэтому состояние неопределенности нарастает до тех пор, пока не требуется принять действие. Поскольку реинжиниринг вынуждается определенной ситуацией, он часто проводится наспех и не рационально. Это стало типичной ошибкой при проведении реинжиниринга.

Во время промышленной революции и позже, вплоть до наших дней, моральное старение технологий проходило в определенном ритме, растягиваясь на несколько десятилетий. В такой ситуации можно было проводить смену инструментария и реорганизацию один-два раза в 10 лет. Сегодня технологии устаревают за несколько месяцев. Реинжиниринг не может более проводиться с интервалами, иначе всегда будет слишком поздно. Задайте себе основополагающий вопрос: «Выделяет ли моя организация ежегодно определенную сумму денег на реорганизацию?». Без такого рода поддержки, в размере, скажем, нескольких сотен долларов на каждый технически оснащенный компьютер, решение о проведении реинжиниринга всегда будет приниматься слишком поздно.

Целевой реинжиниринг, обеспечивающий самый надежный подход, требует поддержки на высшем уровне руководства организации. Его движущей силой служит стремление получить преимущества, а не желание избежать расходов на старое или неэффективное решение, хотя при финансовом обосновании следует принимать во внимание и то, и другое. Основное отличие этого подхода от остальных заключается в переносе акцентов с технологий на бизнес-процессы.

Workflow совместим с целевым реинжинирингом при условии, что руководители демонстрируют количественные показатели усовершенствования бизнес-процесса. Workflow помогает проведению реинжиниринга благодаря своей способности контролировать бизнес-циклы и сообщать об их изменении. К сожалению, в большинстве подходов к реинжинирингу технология часто отделена от реорганизации бизнес-процессов.

Еще раз о применении workflow к реинжинирингу

О разной применимости workflow к разным процессам

Наибольшая новизна реинжиниринга - ориентация на процессы. workflow по самой своей природе - процессно- ориентированы. В общем, это делает workflow прекрасным кандидатом на воплощение результатов реинжиниринга. Но не все процессы подходят для поддержки посредством workflow. Лучшими кандидатами являются процессы, которые либо "многокопийны", либо связаны с большими рисками, либо длинны. Такие процессы имеют больше шансов на то, что затраты будут перекрыты преимуществами (что должно быть показано и с использованием анализа "Value Chains). При этом закупочная цена системы workflow - лишь малая часть полных затрат на внедрение процесса. Затраты на внедрение в основном состоят из затрат на кадры: от затрат на конфигурирование системы для специфического процесса до затрат на обучение пользователей. Затраты на внедрение составляют барьер для внедрения в случае процессов с малым вкладом в добавочную потребительную стоимость. Отсюда следует, что снижение затрат и проблем при внедрении повышает число и разнообразие процессов, которые могут быть поддержаны workflow.

О риске унификации процессов

Распространенная попытка ускорить возврат инвестиций в workflow состоит в том, что единственный вариант процесса внедряется в рамках всей большой организации или даже для множества организаций. В этом состоит скрытая опасность, которой практики реинжиниринга должны остерегаться. Разные люди и группы людей часто достигают одной цели с помощью разных процессов. Это не рассматривается как отказ от унификации в организации, а как разрешение различным участникам оптимизировать свой ВД. Центральное управление, при котором внедряется один процесс в рамках всей организации, может разрушить возможность организации тонко настраивать групповое поведение.

Одно из преимуществ реинжиниринга состоит в том, что методология работает на всех уровнях. Ясно, что наибольшая победа скорее будет достигнута на уровне всей компании, но те же принципы работают на уровне маленькой команды. Однако, эти возможности масштабирования отличаются от возможностей workflow, чья механическая природа может быть более ригидной, чем у ручной системы. В результате - риск того, что система, спроектированная для некоей "средней" команды, окажется непригодной ни для одной команды.

Искажение процессов

Сообществу реинжиниринга известна разница между процессом и Wf-процессом. Коалиция WfMC испытывает трудности с определением различных терминов для процессов, Wf-процессов и ручных процессов. Не все может быть поддержано Wf-системой.

Если реинжиниринг-команда ставит целью внедрить workflow, она должна решить две задачи: во-первых, найти оптимальный процесс, во-вторых, закодировать этот процесс в workflow-системе. Каждая workflow-система имеет ограничения выразительных средств. Каждая из них работает лучше в своем специфичном типе ситуаций, но все системы требуют, чтобы некоторый процесс был закодирован способом, принятым именно в данной системе. workflow-система может обеспечить хорошее приближение к процессу, но никогда - точно тот процесс, который нужен. Т.о. всегда наблюдается искажение процесса. Некоторые workflow-системы требуют, чтобы процесс был описан в терминах потоков документов, направленных от работника к работнику. Именно эта ориентация и породила термин workflow. Ориентация на потоки данных может быть полезной для внедрения традиционно формализуемых процессов, но это может существенно ограничивать реинжиниринг-команду. Если документ перемещается с места на место, это значит, что документ имеет место; пользователь либо имеет документ, либо не имеет его. В то же время, важной целью реинжиниринга является перепроектирование рабочих процессов, использующее все возможности новых ИТ, наиболее важной из которых является независимость от размещения информации. Большая часть реинжиниринг-команд не обнаружит смысла в использовании workflow-системы, которая будет устанавливать зависимости от места нахождения информации.

Проблема консервации процессов

Наибольший отдельный недостаток реализации процесса в workflow-системе состоит в том, что процесс становится зафиксированным. Если есть необходимость в организационных изменениях, придется столкнуться с ценой модификации workflow-реализации для учета новых требований. Нужно отметить, что цели бизнеса - это движущиеся цели, и есть все основания верить, что в будущем значение этого фактора будет нарастать. Большее число workflow-систем спроектировано для поддержки статических описаний процессов; некоторые из них требуют даже перекомпиляции сервера для того, чтобы сделать изменения в процессе.

Реинжиниринг на своем фундаментальном уровне означает изменения. Т.Давенпорт указал, что усовершенствования процессов и внедрение новых процессов идут рука об руку. Существуют принципиальные препятствия для совмещения подходов CPI и реинжиниринга в том виде, как их определили Деминг и Хаммер соответственно - а именно это совмещение часто подразумевается - и эти препятствия лежат в области человеческого фактора. Требования же к изменчивости процессов сохраняются по другим причинам, как это и будет указано ниже. Работа реинжиниринг-команды в некотором смысле никогда не кончается, вместо этого должны прилагаться постоянные усилия для оценки успеха последних усовершенствований и для поиска новых областей усовершенствований. Если workflow-система действительно поддерживает реинжиниринг, она должна поддерживать этот аспект непрерывного совершенствования реализованных процессов. Если затраты и хлопоты осуществления малых изменений в процессе будут превышать выгоды от этих малых изменений, то организация будет "приклеена" к тому процессу, который был спроектирован когда-то (т.е. к тому состоянию, которое когда-то было названо "как должно быть").

Планировщики и пользователи без участия программистов

Реинжиниринг-команда должна составляться из экспертов в реинжинируемой области, особенно - из людей, работающей в ней ежедневно. То же справедливо для реализации процесса на workflow-системе, но последнее может оказаться невозможным, если требуется специальный технический опыт для реализации процесса. Если для изменений в процессе требуется программист, если сколь угодно малые изменения требуют привлечения внешнего человека, это повышает стоимость изменений и формирует барьер против малых усовершенствований процессов. В связи с этим, большее число workflow-систем имеет средства прямого графического описания процессов без участия программистов. Однако, в этой области все еще требуются существенные увеличения возможностей.

workflow-система, ориентированная на реинжиниринг

Можно выделить три ключевые области, в которых workflow-системы должны поддерживать реинжиниринг бизнес-процессов.

Рассылка "Бизнес-сайт. Руководство по разработке"

Рассылка посвящена созданию коммерческих веб-сайтов. Рассматриваются вопросы от формулировки целей создания сайта до реализации и публикации в сети Интернет. Рассылка ориентирована на руководителей коммерческих организаций, а также на веб-разработчиков. Цель проекта - дать информацию, необходимую для постановки задачи, разработки и последующего внедрения коммерческого веб-сайта.

Мы рекомендуем посмотреть сайт Школы своего Дела. Этот проект полезен не только тем, кто хотел бы создать Свое Дело, причем с нуля, без начального капитала, но и опытным предпримателям.

Школа своего Дела проводит КОНКУРС! Победитель получает ПРИЗ - $100 НАЛИЧНЫМИ! Третий тур начинается 14 Мая этого года! Подробности на www.moroz.onego.ru

На сегодня это все. В следующем выпуске рассылки мы продолжим рассмотрение материалов большой темы, касающейся применения workflow, а также позиций workflow-систем относительно реинжиниринга.

На данный момент мы готовы ответить на любые вопросы, связанные с системами класса workflow, а также рассказать подробно об аспектах системы, которые вызову наибольший интерес у Вас, уважаемые читатели. Мы ждем ваши вопросы и конструктивную критику.

Также мы готовы предоставить любые практические советы по бизнес-проектированию внедрения систем и другим тонкостям их использования. На данный момент мы работаем с ведущими специалистами в области информационных систем, а также экспертами в области систем класса workflow ведущих производителей soft-обеспечения. Мы готовы к сотрудничеству с Вами. Давайте сделаем Ваш бизнес эффективнее. Пора смотреть вперед вместе!

До новых встреч и новых выпусков.

С уважением,

Людмила Григорьева & Игорь Юрьев
ru-wst-z@beep.ru