Учет услуг мобильной связи для целей налогообложения

На практике существуют различные способы организации корпоративной мобильной связи и оплаты расходов на нее.

Налогоплательщиками применяются различные способы организации корпоративной мобильной связи:

— сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами;

— сотрудникам выдаются служебные телефонные номера (sim-карты), используются личные телефоны;

— сотрудникам выдаются служебные телефоны, используются личные телефонные номера (sim-карты);

— сотрудниками используются личные телефоны и телефонные номера (sim-карты).

Налогоплательщиками применяются различные способы оплаты расходов на мобильную связь:

— банк оплачивает расходы на мобильную связь сотрудников;

— банк компенсирует расходы сотрудников, осуществленные со своих личных телефонов и/или номеров.

Налогоплательщиками применяются различные способы контроля над уровнем расходов:

— установление лимитов расходов на мобильную связь для каждого должностного лица внутренними распорядительными документами;

— выбор тарифов с предоплаченным количеством минут разговоров.

Каждый из этих способов имеет свои особенности документального оформления и налогообложения.

Начнем с общего документального оформления для всех способов. Именно по этому вопросу часто возникают споры с налоговыми органами.

Согласно подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на услуги связи, носящие производственный характер, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. При этом расходы должны отвечать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть они должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.

Документальное подтверждение расходов обычно не вызывает вопросов у налогоплательщиков, поскольку налоговые органы давно научили их соблюдать установленные формы первичных учетных документов. Операторы мобильной связи не являются исключением. Они предоставляют все основные документы, оформленные в соответствии с российским законодательством.

Что же касается соблюдения условия об экономической оправданности расходов, то здесь возникают разногласия. Причем разногласия существуют не только между налоговыми органами и налогоплательщиками, но и между самими налогоплательщиками, которые по-разному подходят к этой проблеме. Несомненно одно — экономическую оправданность также необходимо подтверждать документально.

Попробуем разобраться в том, как можно в принципе подтвердить экономическую оправданность расходов на мобильную связь, а также рассмотрим сложившуюся практику.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ экономически оправданными расходами признаются затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то есть затраты, непосредственно связанные с производственным процессом или процессом оказания услуг, а также управлением организацией и обеспечением ее жизнедеятельности.

На практике экономическая оправданность расходов на мобильную связь подтверждается следующими документами:

— издаются приказы, закрепляющие мобильные телефоны или телефонные номера (sim-карты) за конкретными сотрудниками;

— разрабатываются внутренние положения, регулирующие порядок пользования мобильной связью;

— запрашиваются детализированные счета у операторов связи;

— устанавливаются лимиты расходов на мобильную связь для сотрудников;

— берутся отчеты сотрудников о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Существуют разные комбинации запросов этих документов, иногда включающие сразу все перечисленные документы.

По мнению Минфина России (например, Письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275), для признания затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения налогоплательщикам необходимо иметь следующие документы:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи.

Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной инструкции обязанностями.

Использование мобильной связи в служебных целях позволяет проверить только детализированный счет, который (единственный) может служить при необходимости источником для проверки осуществляемых сотрудниками переговоров.

На практике Минфин России и налоговые органы настаивают на получении организацией детализированного счета для признания расходов на оплату услуг сотовой связи при исчислении налога на прибыль как единственного и основного документа, подтверждающего факт переговоров сотрудника в служебных целях.

Судебная практика по данному вопросу складывается неоднозначно. Существуют судебные решения, поддерживающие позицию Минфина России и налоговых органов в требовании о предоставлении детализированных счетов оператора мобильной связи для подтверждения производственной направленности разговоров (например, постановления ФАС Московского округа от 16.07.2007 № КА-А40/5441-07, ФАС Дальневосточного округа от 22.12.2004 № Ф03-А24/04-2/3425, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 № Ф09-2102/05-С2, ФАС Центрального округа от 31.07.2002 № А54-4371/01-С4).

В то же время существуют судебные решения, которые исходят из того, что поскольку налоговое законодательство не содержит специального перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов налогоплательщика на оплату услуг сотовой связи, то в качестве подтверждения производственного характера расходов могут быть представлены как детализированные счета услуг связи, так и иные документы (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции и т.п.). Такая позиция содержится в постановлениях ФАС Московского округа от 11.12.2007 № КА-А40/12690-07 по делу № А40-59/07-33-1, от 11.09.2007, 12.09.2007 № КА-А40/9219-07 по делу № А40-74416/ 07-20-409, ФАС Северо-Западного округа от 29.10.2007 по делу № А05-3408/2007, от 03.09.2007 по делу № А05-12981/2006-10.

Решения судов, принимающих сторону налогоплательщиков, базируются на документальном подтверждении расходов, при этом не учитывается экономическая оправданность расходов. Данная позиция представляется спорной, поскольку сам факт необходимости использования мобильной связи для выполнения служебных обязанностей не является гарантией того, что сотрудник не будет использовать служебный телефон и в личных целях. А контроль над этими переговорами возможен только при наличии детализированного счета оператора.

Так, стоимость услуг напрямую зависит от времени разговора, предоставляемого оператором. Сотрудники любой организации или банка могут использовать телефоны в личных целях, при этом доля личных разговоров может быть весьма существенной. Расходы в этой доле не могут быть отнесены на затраты, принимаемые для целей исчисления налога на прибыль.

С учетом того, что в настоящее время получение детализированного счета от оператора мобильной связи не является проблемой, представляется целесообразным всегда иметь в бухгалтерии такие счета. Кроме устранения налоговых рисков это позволит руководству банка постоянно контролировать расходы на связь. Исключение здесь, пожалуй, составляют случаи, когда в банке преднамеренно оплачиваются расходы сотрудников на мобильную связь независимо от того, в каких интересах (служебных или личных) ею пользуются. В этом случае, конечно, наличие детализации счета для налогоплательщика крайне нежелательно. Этот вариант мы рассматривать не будем.

Другим аргументом, который налогоплательщики приводят для оправдания отсутствия детализации счета, является «секретность» переговоров. Данное утверждение также крайне сомнительно и совсем не убедительно для налоговых органов. Проблему секретности всегда можно решить отдельной детализацией счета на телефонные номера высшего руководства, а также обособленным его хранением.

Внутренней распорядительной документацией банка могут быть установлены лимиты расходов на телефонные переговоры. Многие банки считают, что вместо детализации счета оператора достаточно установления лимита расходов сотрудников на переговоры. Это ошибочное мнение. Кроме того, на практике бухгалтеры часто путают лимиты расходов на связь и размеры компенсации за использование телефонов в служебных целях.

Лимиты устанавливаются для ограничения расходов на связь. Такие ограничения используются, когда телефонные номера (sim-карты) принадлежат банку и используется либо кредитная система оплаты услуг оператора, при которой банк оплачивает услуги по факту, либо система оплаты, при которой сотрудники самостоятельно пополняют лицевые счета и отчитываются в произведенных расходах перед бухгалтерией. Также подобные ограничения применяются при иных корпоративных тарифах, когда размер расходов на связь зависит от количества разговоров сотрудников.

Размер компенсации применяется для упорядочения расчетов с сотрудниками за использование ими личных телефонов в служебных целях. Устанавливается размер компенсации приказом руководителя. Наличие утвержденного размера компенсации также требуется для исключения налоговых рисков в части уплаты налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и единого социального налога (далее — ЕСН) с сумм компенсации. Так, по мнению Минфина России, денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается НДФЛ и ЕСН в пределах установленных организацией размеров (Письмо Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43).

Таким образом, в случае если сотрудники используют собственные мобильные телефоны в служебных целях, наличие утвержденного руководителем размера компенсации является обязательным для соблюдения требований налогового законодательства. Наличие лимитов расходов на мобильную связь обязательным не является. При этом лимит не подтверждает цели расходов, а лишь ограничивает их размер. Поэтому наличие утвержденных лимитов расходов в банке не является подтверждением экономической обоснованности фактически осуществленных расходов. Эта распорядительная документация носит исключительно управленческий характер, преследующий цель ограничения расходов банка.

Так, если затраты на связь в банке однозначно связаны с необходимостью управления или оказания услуг, но превысили установленные лимиты, это не мешает бухгалтерии в полном объеме включить их в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. При этом сотруднику могут урезать лимит расходов в следующем налоговом периоде или применить иные меры воздействия за несоблюдение регламента банка.

При этом, по мнению Минфина России, высказанному в ранее упомянутом Письме от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275, если превышение установленного лимита подлежит возмещению банку сотрудником за счет собственных средств, то это возмещение учитывается для целей налогообложения в составе доходов от реализации, а само превышение в составе прочих расходов после возмещения данных затрат сотрудником. То есть наличие лимитов расходов на каждого сотрудника при оплате телефонных разговоров не является основанием признания этих расходов обоснованными.

Таким образом, наличие детализированной выписки по лицевым счетам сотрудников исключит вопросы об экономической обоснованности расходов на связь и позволит контролировать при необходимости разговоры сотрудников. Наличие же лимитов расходов на связь необходимо исключительно для управления расходами банка. В вопросе документального оформления расходов на мобильную связь банк должен решить для себя самостоятельно, стоят ли налоговые риски и судебные тяжбы одного дополнительного документа.

Теперь разберем особенности организации корпоративной мобильной связи на практике, а также рассмотрим документальное оформление и налогообложение каждого варианта.

1. Документальное оформление и налогообложение первого варианта организации корпоративной мобильной связи

Первый вариант организации корпоративной мобильной связи состоит в том, что сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами. Это cамый безопасный способ организации с позиции налоговых рисков. Имущество находится в собственности банка. Компенсационные выплаты в пользу сотрудников отсутствуют. Оплата может быть как по факту (кредитная система), так и авансовая. Расходы на связь может также оплачивать сам сотрудник. В этом случае банк возмещает расходы сотруднику.

Документальное оформление первого варианта организации корпоративной мобильной связи предполагает, что банк имеет:

— утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;

— документ с личной росписью сотрудника, подтверждающий получение сотрудником телефона и sim-карты;

— договор с оператором на оказание услуг связи;

— детализированные счета оператора связи;

— отчеты сотрудника о произведенных расходах (если услуги связи оплачивал сам сотрудник);

— отчеты сотрудника о расходах, указанных в детализированном счете, приходящихся на личные переговоры.

Налогообложение первого варианта организации корпоративной мобильной связи состоит в следующем. Расходы в доле, приходящейся на служебные переговоры, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы в доле, приходящейся на личные переговоры сотрудника, включаются в его совокупный доход и облагаются НДФЛ.

2. Документальное оформление и налогообложение второго варианта организации корпоративной мобильной связи

Второй вариант организации корпоративной мобильной связи состоит...
Полную версию материала читайте на нашем сайте:
Продолжение >>