Сегодня, внедрение электронного документооборота является, пожалуй, самым популярным направлением при автоматизации бизнеса. С его помощью владельцы бизнеса и руководители могут решить довольно широкий спектр задач, касающийся менеджмента организации.
Однако, тут возникает ряд вопросов:
- Сможет ли руководитель с помощью этого инструмента решить все проблемы предприятия?
- Получит ли руководитель должный эффект от электронного документооборота?
Попытаемся ответить на эти вопросы в данной статье.
В первую очередь стоит поговорить о согласовании документов. Все знают, что это довольно длительный процесс, причем часто затягивается на длительный период времени. Кроме того, во время передачи документов они вполне могут где-нибудь потеряться.
Именно электронный документ и призван решить подобные проблемы с максимальной эффективностью. То есть сотрудник создает задачу, к которой прикрепляются все необходимые документы, где также указаны маршруты или адреса доставки. При такой системе каждый сотрудник может видеть сроки выполнения задачи. Затем все сотрудники получают соответствующие письма с заданиями на почту.
Одним из преимуществ документооборота является то, что сотрудник инициировавший задачу сможет видеть каждый этап ее выполнения, а исполнители смогут ориентироваться по срокам выполнения и читать комментарии и примечания. Безусловно, если потребуется, скажем, посмотреть выполненные до этого задачи, то руководитель будет всегда иметь доступ к подобным отчетам.
Казалось бы, электронный документооборот должен быть на каждом предприятии. Но, как показывает практика, это не всегда так. Для того, чтобы система смогла «прижиться», организация сама должна соответствовать ряду требований:
- Компания должна иметь большой аппарат управления и сложную систему документооборота. На практике, внедрение документоооборота в малых фирмах может наоборот замедлить все процессы;
- Руководство предприятия должно прийти к единогласному мнению о том, что компании требуются изменения, которые впоследствии приведут к оптимизации и автоматизации всех бизнес-процессов;
- Целью внедрения электронного документоооборота должна стать максимальная эффективность управленческой деятельности, а не упрощение работы сотрудников отделов канцелярии;
В конечном итоге, если все требования соблюдены, то внедрение документооборота оборота обязательно приведет к следующим результатам:
- У каждого сотрудника повысится уровень ответственности за доведение дел до конца, поскольку он будет точно знать, что про его задачу не забыли, просто потому что она зафиксирована в программе;
- Руководство получит возможность определять эффективность работы каждого подчиненного. Сразу станет ясно, кто из коллег задерживает выполнение, а кто – наоборот;
- О скорости документооборота говорить не приходится, потому что она значительно увеличится;
- Те работники, которые успевают делать все быстро, смогут разгрузить коллег, которые не успевают уложиться в срок;
- Повышение уровня корпоративной культуры у каждого сотрудника.
После успешного внедрения документооборота предприятие превращается в единый механизм, где каждый элемент работает слаженно, быстро и правильно. Это позволит руководству принимать более верные решения, которые, в конечном, счете приведут к стремительному росту компании.
С одним из программных продуктов по электронному документообороту Вы можете ознакомиться по ссылке:
Вступите в группу, и вы сможете просматривать изображения в полном размере
Это интересно
0
|
|||
Последние откомментированные темы:
-
Лучший чат-бот с искусственным интеллектом - какой из них вам подходит?
(1)
boris 1
,
13.01.2022
-
Новогоднее украшение рабочего стола ПК
(1)
Елена2022
,
21.12.2021
-
Как JPG преобразовать в Word с распознаванием текста
(1)
Olejaweb
,
13.11.2021
-
Как вернуть классическое ленточное меню в проводник Windows 11
(1)
Сергей Михайлов сын
,
26.10.2021
20250110095135