Систематизация бизнеса: как собственнику освободить время на стратегические задачи
Как вы себе представляете управление бизнес-процессами в организации? На что уходит ваше время и внимание в течение дня? Выполняете ли вы функции предпринимателя или кого-то другого? Давайте проверим:
- если вы звоните клиентам, вы менеджер;
- если подбираете людей в команду HR;
- если настраиваете рекламу — таргетолог.
Задача предпринимателя искать и воплощать идеи, которые помогут компании масштабироваться и увеличивать прибыль. Конечно, от контроля исполнения операционных задач сложно уйти. Но сегодня мы рассмотрим, как это сделать при помощи систематизации бизнеса, чтобы вы могли заняться своей функцией как предпринимателя.
Шаг 1: Составляем оргсхему
Оргсхема - это структура компании. Есть 2 способа ее составить:
- Взять готовую схему и перенести ее на свою организацию.
Описать структуру, которая есть здесь и сейчас.
Оба способа рабочие, но нужно учесть, что: Для автоматизации бизнес-процессов недостаточно, чтобы схема компании была. Надо еще, чтобы она работала.
Поэтому легче взять 2-й способ. У вас уже есть структура, раз бизнес работает и приносит результат, просто функции еще не определены. Этим и займитесь.
Любой сотрудник должен знать свою роль в организации, функции и результаты, на которые влияет лично он. Как работа часов зависит от каждой шестеренки, так и компания зарабатывает, когда вкладывается каждый работник. Эту идею нужно транслировать.
Переходим к тому, как создать структуру компании:
- Описать функции: например, маркетинг, логистика, финансы, аналитика, закупки, HR и др.
Для каждой функции прописать ожидаемый конечный результат. Например, для отдела закупок это будет товар, приобретенный по выгодным ценам.
На каждую функцию назначить администратора (то есть, ответственного за результат) и исполнителей.
Оргсхема позволит вам без проблем передавать задачи от сотрудника к сотруднику и быстро заменять их в случае увольнения.
Шаг 2: Описываем повторяющиеся задачи
До 80% задач в бизнесе повторяются с определенной периодичностью — раз в день, неделю месяц, полгода и т.д. Как правило, у каждого сотрудника есть такой список, и он занесен в какой-то задачник или документ. Но вот вопрос: если вдруг он забегается, забудется, переключит свое внимание на что-то другое, напомнят ли повторяющиеся задачи сами о себе?
Представим себе ситуацию. Каждый день менеджеру по продажам нужно проверять почту и отвечать клиентам. Он заглянул в свой список и пошел выполнять задачу… Но вдруг ему позвонил конфликтный клиент, который никак не хотел идти на компромисс. Сотрудник перенервничал и забыл про разбор писем. Под вечер вы видите гору неотвеченных и напоминаете о задаче, он сразу не отвечает, вы напоминаете, контролируете;
На это уходит ваше время и внимание. И, возможно, вы думаете, что 15 минут не страшно. А сколько задач по 15 минут вы контролируете и скольких сотрудников? В день это пара часов, а в месяц? В год?
Поэтому обязательно внедрите систему, которая позволит описать повторяющиеся задачи и будет о них напоминать.
Шаг 3: Делегируем контроль
Контроль выполнения задач — это функция, которая не требует высокого интеллекта, поэтому ее можно и нужно делегировать. Тратить время на напоминания для собственника большое расточительство.
Эту функцию может выполнять штатный сотрудник. Хороший вариант, только нужно учесть, что:
- когда он будет уходить в отпуск, вам снова нужно будет направлять внимание на контроль;
- он может «прикрывать» своих коллег;
- вам нужно будет периодически контролировать его.
Второй вариант - воспользоваться услугами другой компании, диспетчерской. По затратам это даже меньше, чем держать отдельного штатного сотрудника, а плюсов больше:
- это лицо не заинтересованное: работник ни с кем не знаком и будет контролировать всех одинаково;
- в компании много сотрудников, если один заболеет, его заменят;
- он напоминает о задаче до тех пор, пока она не будет выполнена.
Результат - вы не занимаетесь контролем, а задачи выполняются «сами собой», то есть без вашего вовлечения.
Шаг 4: Прописываем регламенты
Регламенты сильно упрощают управление предприятием и сохраняют ваши деньги.
Инструкции ведь везде важны. Вот, возьмем пример из повседневной жизни. Вы купили настольную игру, собрались большой дружной компанией, и как только открыли коробок, поняли, что инструкции нет. Сможете ли поиграть в нее? Если это не какая-нибудь популярная и простая игра в виде карточек с заданиями, то вряд ли.
Человек тоже когда приходит в компанию, ему неизвестны правила игры. И тут либо вы пропишете регламенты, либо «заставите» сотрудника доставлять вам неудобства. В лучшем случае будет часто приходить к вам с вопросами, в худшем — поступит по тем правилам, которые он считает правильными (не факт, что они правильные и для вас).
Помимо того что регламенты должны быть, также важно:
- вовремя их обновлять;
- хранить в открытом доступе, чтобы все сотрудники знали, где их искать;
- прописывать не только общие регламенты, а и по каждой функции.
Если вы выполните все условия, то новичкам будет проще адаптироваться, и обучаться они смогут самостоятельно, по существующим регламентам.
Шаг 5: Создаем единое пространство для коммуникаций
В компаниях часто не организовывается единое пространство для коммуникаций, особо часто эту ошибку допускают в управлении малым бизнесом.
Понятно, что в мессенджере гораздо быстрее и легче поставить задачу, чем в специально предназначенной программе. Записал голосовое и побежал дальше по делам. Но при таком подходе коммуникации не подконтрольны.
Какие-то идеи потеряются. Какие-то забудутся. Где-то появятся конфликты в стиле:
В случае просрочки задачи сложно «найти концы». В десятках чатах среди голосовых сообщений долго искать, какая была договоренность.
Поэтому идеальная среда для коммуникаций — подконтрольная среда. Выберите систему, в которой будете общаться, вносите задачи, и 100% ни одна не потеряется и проекты будут доводиться до завершения.
Если вы в поиске системы управления бизнес-процессами в организации, то есть готовое решение РУС Квант. Это пошаговая систематизация компании с поддержкой куратора и помощью при внедрении:
- создадим оргсхему, настроим повторяющиеся задачи;
- пропишем с вами регламенты;
- внедрим идеологию;
- предоставим коммуникатора для контроля всех задач;
- создадим единую среду для коммуникаций;
- продадим идею сотрудникам так, что они сами захотят работать в системе.
- Результат - ваше освобожденное время и внимание, которое вы сможете потратить на развитие бизнеса.
Это интересно
0
|
|||
Комментарии временно отключены