Отправляет email-рассылки с помощью сервиса Sendsay

Язык деловых бумаг

Подписаться Бесплатная «Серебряная» новостная рассылка . Подписчиков 5.007 RSS
←   Ноябрь 2001   →
 1
 2
 3
 4
 5
 6
 7
 8
 9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30


За последние 60 дней ни разу не выходила


Сайт рассылки: http://doc-style.ru
Открыта: 15-10-2001

Автор
А.Белокуров

Статистика

5.007 подписчиков
0 за неделю
←   Все выпуски   →

Язык деловых бумаг


Служба Рассылок Subscribe.Ru
Ресурс "Культура письменной речи"

Язык деловых бумаг
Выпуск 6 29 ноября 2001 г.

Здравствуйте, уважаемые подписчики!

      В последнее время возникает много вопросов, связанных с правилами оформления документов в свете вышедшего 26 августа 2001 г. Постановления Госстандарта России N 352-ст об отмене Постановления Госстандарта России от 31.07.1997 N 273 "О принятии и введении в действие ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и от 21.01.2000 N 9-ст "О принятии и введении в действие изменения N 1 ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
      В связи с выходом этого документа юридической основой для оформления деловой документации автоматически становится предыдущий, отмененный Постановлением от 31 июля 1997 г. N 273, межгосударственный стандарт ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
      Положения этого ГОСТа давно уже устарели и не вполне соответствуют как современным нормам русского языка, так и уровню делопроизводства в целом. Поэтому принимать их как основу для практической деятельности вряд ли целесообразно. Идеи, нашедшие свое отражение в ГОСТе Р 6.30-97, легли в основу разработки целого ряда других документов, определяющих стиль и порядок оформления современных деловых бумаг. Это "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Постановление Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и другие, разработанные различными министерствами и ведомствами. Они менее глобальны, нежели ГОСТ, однако в большей степени отвечают современным требованиям к документу. До введения нового варианта ГОСТа, заменяющего отмененный, мы будем пользоваться именно этими документами в своей рассылке.

  В этом выпуске:
1. Текстовая часть документа
2. Терминология в делопроизводстве (продолжение)

Общие положения по оформлению документов


       Текстовая часть документа.

     Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
- в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

      При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

      Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

      Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
      Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).
      В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

      В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
      В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
      Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

      В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

      В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

(подробнее с данным материалом можно познакомиться на сайте в разделе "Деловые бумаги")

Продолжение в следующем выпуске

по материалам www.gramma.ru
Терминология в делопроизводстве


ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.
ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
МАРКИРОВКА - индексация технических документов или товара.
НАКЛАДНАЯ - документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учете выработки и расчет причитающейся им зарплаты.
НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.
НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.

 

Уважаемые подписчики!

      На нашем сайте www.gramma.ru существуют рассылки по другой тематике. Вы сможете подписаться на них, используя представленную ниже форму или форму подписки на сайте.

Говорим и пишем правильно
Анонсы недели
Готовимся заранее. Сочинение в школе и вузе
Архив рассылок
    

      Рабочая группа проекта "Культура письменной речи" готова ответить на ваши вопросы и выслушать ваши предложения. Приглашаем к сотрудничеству специалистов. Ваши наработки мы сможем разместить на сайте.  Добро пожаловать к нам: http://www.gramma.ru

Ведущий рассылки А. Белокуров
Все права защищены © ABL-2001.
Воспроизведение материалов допускается только со ссылкой на сайт "Культура письменной речи" .
http://subscribe.ru/
E-mail: ask@subscribe.ru 		Отписаться
Убрать рекламу
В избранное